Terre des hommes шукає проактивного, енергійного та організованого фахівця у сфері фінансів, який приєднається до нашої команди в Києві, Україна, для підтримки в реалізації наших проектів. Якщо ви шукаєте змістовну роботу, яка матиме довготривалий вплив на життя дітей, ми хочемо зустрітися з вами.
У Європі Tdh прагне забезпечити повну реалізацію прав дітей на рівних засадах і без дискримінації. Ми працюємо в Албанії, Косово, Молдові, Румунії, Україні, Угорщині та Греції, а разом з партнерами охоплюємо дітей в інших 14 європейських країнах.
Tdh розпочала свою діяльність в Україні у 2015 році і працювала до лютого 2022 року через 2 операційні офіси в Маріуполі та Сєвєродонецьку, зберігаючи при цьому координаційний/представницький офіс у Києві. Після вторгнення в Україну армії Російської Федерації команда Tdh переїхала до Івано-Франківська, де розпочала свою діяльність на території Західної України, що є першою оперативною базою для реагування на поточну гуманітарну кризу. Організація планує працювати в Києві та околицях, а також, можливо, у Східній Україні. Ми надаємо різноманітні послуги дітям, молоді та їхнім сім'ям у зоні конфлікту, приділяючи особливу увагу психосоціальній підтримці.
Для отримання додаткової інформації, переходьте за посиланнями https://www.tdh.org, https://tdh ukraine.org , www.facebook.com/TdhUkraine/
Фахівець у сфері фінансів, у координації та співпраці з допоміжним персоналом і під безпосереднім керівництвом Фінансового менеджера, відповідає за виконання фінансових та бухгалтерських завдань з метою дотримання законодавчих вимог та підтримки діяльності представництва. Він/вона має прямий доступ до конфіденційної інформації, такої як фінансові звіти та дані, бюджет делегації, банківські виписки, а також несе відповідальність за точне ведення документації офісу. Професійне почуття безпеки, конфіденційності та належного представництва є першочерговим для цієї посади.
ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ
Управління бюджетом
Забезпечення своєчасного введення всіх затверджених грантових бюджетів до бухгалтерської системи SAGA.
Забезпечення правильного використання Інструменту фінансового менеджменту в бухгалтерському обліку та документації.
Підтримка в роботі з інструментом супроводу донорів для персоналу Tdh
Фінансовий менеджмент (готівка/банк/бухгалтерія)
- Перевіряти відповідність усіх підтверджуючих документів, готувати платіжну та робочу заявку (PWAR) та подавати на необхідне затвердження.
- Керувати авансами та забезпечувати їх правильну реєстрацію в системі бухгалтерського обліку.
- Перевіряти всі рахунки-фактури/квитанції, надіслані постачальниками, перед будь-яким платежем та забезпечувати якість усіх ваучерів відповідно до вимог донорів, внутрішніх та національних нормативних актів. Підтримувати реєстрацію рахунків-фактур у BAF для кращого відстеження.
- Підготовка та підтримка актуальної та точної системи бухгалтерського обліку, що забезпечує щоденне внесення даних до касової книги SAGA щодо транзакцій BAF. Підготувати будь-який перерозподіл коштів, якщо це необхідно, та внести зміни в бухгалтерський облік на основі коментарів штаб-квартири.
- Перевіряти, щоб усі електронні та оригінальні паперові документи, що підтверджують усі здійснені платежі, від відділу кадрів, закупівель, логістики, програм та адміністрації, підтримували прозору систему фінансового відстеження та реєстрації, а також забезпечувати належне архівування всіх необхідних оригінальних документів протягом щонайменше 10 років.
- Керувати щоденними бухгалтерськими функціями, звіряти банківські та балансові рахунки, готувати щомісячне закриття, порівнювати залишки у подвійній бухгалтерії BAF та SAGA.
- Забезпечення належного фінансового менеджменту.
- Підтримувати та перевіряти документаційну підтримку Субвиконавців, переконуючись, що вона відповідає їхнім внутрішнім процедурам та процедурам Tdh.
- Підготовка документації для надання партнерам-виконавцям фінансових звітів.
- Контроль та моніторинг того, що адміністративна та кадрова документація ведеться належним чином.
- Контроль за належним використанням коштів на медичне страхування персоналом та проектами.
Внутрішні/зовнішні системи контролю
- Координувати з програмістом BAF будь-які оновлення або виправлення в системі.
- Надавати підтримку співробітникам Tdh щодо належного використання BAF.
- Підготовка та підтримка всіх внутрішніх і зовнішніх фінансових аудитів у співпраці з ФАП, Делегатом у країні та командою програми.
- Підтримувати фінансову документацію в готовності до будь-якого внутрішнього чи зовнішнього аудиту.
- Забезпечити дотримання внутрішніх інструкцій щодо ризиків крадіжок, збройних пограбувань, корупції, розтрат, помилок і втрат. Зобов'язуватися дотримуватися Політики управління ризиками Tdh, включаючи Політику захисту та охорони дітей, Політику боротьби з крадіжками, шахрайством і корупцією та Політику інформування про порушення. Повідомляти про будь-яке порушення цих політик, виявлене під час його/її професійної діяльності, як про доведене або підозрюване правопорушення, так і про превентивне порушення.
Звітність
- Забезпечення своєчасного подання фінансових звітів (щомісячних та річних) до головного офісу;
- Редагування фінансової частини щомісячного звіту для лінійного керівника
Управління персоналом / управління командою
- Брати участь у регулярних зустрічах з командами та в рамках делегації;
- Тренувати, керувати, консультувати, підтримувати та контролювати членів адміністративно-фінансової команди щодо дотримання та впровадження поточних адміністративних та фінансових правил і процедур (Форма профілю країни\Фінансовий модуль\Загальний модуль, Логістичний модуль);
- Періодично оцінювати персонал, що знаходиться під його/її безпосередньою відповідальністю, та передавати результати оцінок і рекомендації своєму керівнику;
- Визначати потреби в тренінгах для команди під його/її безпосередньою відповідальністю;
- Переконатися, що фінансовий модуль Tdh належним чином застосовується всіма учасниками програми та командою підтримки;
- Брати участь у процесі управління проектним циклом;
- Нагляд за персоналом фінансового відділу
Освіта / кваліфікація: Бажано мати ступінь магістра в галузі бухгалтерського обліку або фінан
Досвід:
- Мінімум 3 роки попереднього досвіду роботи у сфері бухгалтерського обліку та фінансів, в ідеалі - в неурядових організаціях;
- Знання загальноприйнятих принципів бухгалтерського обліку, бюджетування, бюджетного моніторингу та навички ведення головної книги;
- Здатність самостійно відповідати на запити та ефективно відслідковувати виконання запитів. Ефективно управляти великим обсягом робочого процесу з мінімальним наглядом;
- Здатність обробляти фінансову та кількісну інформацію з точністю та акуратністю;
- Винахідливість у зборі, перевірці та аналізі фінансових даних. Здатність інтерпретувати фінансову інформацію та звіти;
- Сильні організаційні, планувальні, пріоритетні та адміністративні навички; здатність до самоорганізації в умовах швидкого темпу та багатозадачності;
- Професіонал у сфері фінансів, що заслуговує на довіру, з сильними навичками міжособистісного спілкування та здатністю будувати ефективні відносини на всіх рівнях організації
- Здатність співпрацювати та продуктивно працювати в мультидисциплінарному та мультикультурному середовищі.
- Успішний досвід роботи з донорами (Europe Aid, SDC, DFID; ECHO; ООН та ін.) та проходження аудитів є перевагою;
- Високий ступінь конфіденційності
Мови
- Комунікативні усні та письмові навички англійської та місцевої мови
ІТ-знання
- Володіння пакетом Microsoft Office, зокрема Excel, та досвід роботи з автоматизованим бухгалтерським та фінансовим програмним забезпеченням.
Кваліфікованих кандидатів просимо надсилати свої заявки (резюме та мотивацію англійською мовою) на електронну адресу ukr.hr@tdh.org. У назві листа, будь ласка, зазначте посаду “Finance Officer”
Child Safeguarding Policy:
To commit to respect Tdh Risk Management Policies including Child Safeguarding Policy, Safety and Security Policy and Anti-Fraud/Corruption Policy, Whistle Blowing Policy.
GDPR compliance:
By sending your application, you agree that your personal data will be used in the recruitment process. All the documents we will request in different steps of the recruitment process will only be used for this purpose.
All staff involved in recruitment and selection are aware that data protection rules apply, and that personal information will be treated confidentially. According to our policy, we will keep your application documents for the period of the recruitment only.
Due to an anticipated high number of applications, Tdh is not in a position to respond to every applicant individually. Please note that only short-listed candidates will be contacted for the first interview.
