Фахівець з адміністрування та відряджень

Terre des hommes шукає ініціативного, енергійного та організованого фахівця з адміністрування та відряджень, який приєднається до команди в місті Києві для підтримки в реалізації її проектів. Якщо ви шукаєте змістовну роботу, яка матиме довготривалий вплив на життя дітей, ми хочемо зустрітися з вами.

Дата початку
Тип договору
Контракт: 12 місяців (з можливістю продовження) Випробувальний термін: 3 місяці
Заробітна плата
конкурентна заробітна плата, приватне медичне страхування та страхування життя від нещасних випадків
Розташування
м. Київ, Україна
Контекст

Terre des hommes (Tdh) - провідна швейцарська організація з допомоги дітям. З 1960 року Tdh допомагає будувати краще майбутнє для дітей та молоді, особливо тих, хто найбільше наражається на ризики, пропонуючи інноваційні та стійкі рішення. Працюючи в більш ніж 30 країнах, Tdh разом із власними командами та/або місцевими та міжнародними партнерами розробляє та впроваджує проекти на місцях, які щороку значно покращують повсякденне життя понад чотирьох мільйонів дітей та членів їхніх громад. Основна увага приділяється здоров'ю матері та дитини, міграції та доступу до правосуддя для дітей.

У Європі Tdh прагне забезпечити повну реалізацію прав дітей на рівних засадах і без дискримінації. Ми працюємо в Албанії, Косово, Молдові, Румунії, Україні, Угорщині та Греції, а разом з партнерами охоплюємо дітей ще в 14 європейських країнах.

В Україні Tdh працює через партнерства з 2009 року, а юридично відкрила свої офіси у 2014 році. З 2015 року Tdh надає різноманітні послуги дітям, молоді та їхнім сім'ям на території, що постраждала від конфлікту, з особливим акцентом на психосоціальній підтримці.

 Для отримання додаткової інформації, будь ласка, відвідайте https://www.tdh.org, https://tdh-ukraine.org, www.facebook.com/TdhUkraine/

Опис ролі

Фахівець з адміністрування та відряджень відповідає за підтримку процесів з кадрових та логістичних питань згідно діючого законодавства України. Він/вона бере участь в впроваджені та імплементації внутрішніх політик, процедур і правил Tdh. Бере безпосередню участь в організації та забезпечені відряджень співробітників. Відповідає за підтримку та участь у вирішені організаційних питань Організації.

ОСНОВНІ ОБОВ'ЯЗКИ

 

Кадрове адміністрування

  • Ведення трудових договорів працівників, що включає, але не обмежується: своєчасне продовження договорів, розірвання договорів, зміна умов договорів тощо;
  • Ведення кадрової документації в належному порядку (разом з іншими членами команди);
  • Консультування колег з відділу кадрів, працівників та керівників щодо різних типів запитів, пов'язаних з трудовими відносинами (індивідуальні, групові запити та формати семінарів);
  • Участь в аудитах (як зовнішніх, так і внутрішніх);
  • Активна участь у розробці та оновленні кадрових політик і процедур;
  • Постійне відстеження змін у трудовому законодавстві та проведення індивідуальних або групових освітніх сесій в команді HR;
  • Участь у різних заходах з діджиталізації/оптимізації HR-процесів;
  • Вирішення організаційних питань щодо проведення заходів, конференцій, тренінгів, включаючи підтримку в закупівлі різних послуг за необхідності;
  • Дотримуватися політик, посібників, інструкцій та вимог донорів щодо Tdh;
  • Виконувати інші обов'язки за дорученням лінійного менеджера.
  • Управління канцелярським приладдям, канцелярськими товарами та будь-якими іншими адміністративними потребами.
  • Підтримувати зв'язок з прибиральницею, щоб офіс завжди був чистим і виглядав професійно, а також складати графік щотижневих візитів прибиральниці до гостьових будинків.

 

Підтримка міжнародного персоналу

  • Брати участь у вітальному та адміністративному брифінгу для нових міжнародних співробітників;
  • Керування процесом оформлення віз/посвідок на проживання та іншими пов'язаними з цим процесами, а також забезпечення належного відстеження статусу всіх міжнародних співробітників та відвідувачів;
  • Раз на місяць переглядати набір «Ласкаво просимо в Україну» для нового персоналу та відвідувачів;
  • Забезпечення дотримання внутрішніх положень та процедур Tdh щодо міжнародного персоналу.

 

Підтримка в організації відряджень

  • Моніторинг адміністративної діяльності та забезпечення того, щоб практика проекту відповідала політиці та процедурам безпеки;
  • Організовувати бронювання готелів та подорожей для місцевого та міжнародного персоналу, консультантів, учасників тренінгів, які подорожують Україною та за її межами, а також за кордон, використовуючи підтримку туристичних компаній у разі необхідності;
  • Допомагати у вирішенні питань, пов'язаних з поїздками, таких як усунення непередбачених затримок. Шукати можливості та вносити пропозиції щодо покращення процесу подорожей;
  • Допомагати лінійному менеджеру у розробці стандартних операційних процедур та координувати роботу з відповідними відділами, якщо це необхідно для цього процесу.
  • Підтримка у виконанні відповідних рамкових угод, шляхом замовлення послуг за існуючим контрактом, таких як: водії за запитом та послуги таксі для офісу;
  • Проведення тренінгів щодо процедур відряджень для новоприйнятих співробітників;
  • Забезпечення зберігання всієї документації в SharePoint та дотримання стандартів Tdh.
Необхідний досвід та кваліфікація

Освіта / Кваліфікація: Вища освіта (бакалавр/магістр) в галузі соціальних наук, менеджменту, права, економіки або аналогічної галузі (бажано з спеціалізацією в управлінні персоналом);

 

Досвід роботи:

  • Від 2 років досвіду роботи в сфері кадрового адміністрування в міжнародній компанії з чесельністю персоналу понад 50 співробітників;
  • Відміні знання українського трудового законодавства та досвід роботи в різних сферах;

 

Знання мови: Вільне володіння українською та англійською мовами (усною та письмовою); володіння французької мови буде перевагою;

 

Знання ІТ: Відмінні знання в  ІТ (Microsoft Office, Internet).

 

Навички та якості:

  • Відмінні комунікативні та міжособистісні навички, вміння працювати в команді в мультикультурному середовищі;
  • Здатність працювати проактивно та незалежно;
  • Високий рівень розсудливості, доброчесності та почуття тонусу;
  • Стресостійкість і хороші навички самоорганізації;
  • вміння працювати в команді та високий рівень емпатії;
  • Готовність до навчання та впровадження організаційних політик і процедур;
  • Здатність ефективно працювати у швидкому та динамічному середовищі, керуючи кількома пріоритетами.
  • Відмінні навички ведення переговорів, управління постачальниками та комунікації.
  • Сильні аналітичні навички та навички вирішення проблем, з увагою до деталей.

 

Як подати заявку

Відправити свою заявку можна (резюме та мотиваційний лист) на ukr.hr@tdh.ch   У заголовку електронного листа вкажіть будь ласка посаду «Фахівець з адміністрування та відряджень».

Додаткова інформація

Політика захисту дітей:

Зобов'язатися дотримуватися Політики управління ризиками Tdh, включаючи Політику захисту дітей, Політику безпеки та охорони, Політику боротьби з шахрайством/корупцією, Політику інформування про випадки шахрайства.

 

Дотримання GDPR:

 

Відправляючи свою заявку, ви погоджуєтесь, що ваші персональні дані будуть використані в процесі підбору персоналу. Всі документи, які ми будемо запитувати на різних етапах процесу найму, будуть використовуватися лише з цією метою.

Всі співробітники, які беруть участь у підборі та відборі персоналу, усвідомлюють, що застосовуються правила захисту даних, і що особиста інформація буде оброблятися конфіденційно. Згідно з нашою політикою, ми зберігатимемо ваші документи лише протягом періоду набору персоналу.

У зв'язку з очікуваною великою кількістю заявок, Tdh не має можливості відповісти кожному кандидату індивідуально. Будь ласка, зверніть увагу, що лише кандидати, які потрапили до короткого списку, будуть запрошені на першу співбесіду.